Le grand déplacement est caractérisé par l’impossibilité pour un salarié de regagner chaque jour sa résidence du fait de ses conditions de travail.
L’empêchement est présumé lorsque deux conditions sont simultanément réunies :
- la distance lieu de résidence / lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller),
- les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller).
Lorsque ces conditions ne sont pas réunies, l’employeur peut démontrer que le salarié est effectivement empêché de regagner son domicile en fonction des circonstances de fait (horaires de travail, modes de transports…).
Attention : même si les critères sont remplis, les remboursements ne seront pas exonérés si le salarié a regagné son domicile.
L’indemnité de grand déplacement est destinée à couvrir les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement du salarié en déplacement professionnel.
Déplacements en métropole
Le remboursement sur la base d’allocations forfaitaires est admis.
Si l’employeur décide de verser une indemnité forfaitaire, il doit comparer le montant versé, aux limites d’exonération qui différencient les dépenses supplémentaires de repas et celles de logement et de petit déjeuner.
Ce fractionnement facilite la prise en compte des salariés qui, en situation de grand déplacement, sont logés gratuitement. Il autorise également, pour les déplacements en métropole, l’employeur à panacher les modalités de prise en charge en remboursant les frais :
- sur la base du réel, pour le logement/petit déjeuner (par exemple),
- et sur la base du forfait pour les frais de repas (par exemple).
Retrouvez le barème dans notre rubrique taux et barèmes.
Le barème tient compte également de la différence du coût du logement entre Paris, les départements des Hauts-de-Seine, de Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne, d’une part, et la province, d’autre part.
Les montants sont applicables pour une durée de déplacement de 3 mois continue ou discontinue.
Pour un déplacement supérieur à 3 mois et inférieur à 2 ans, les montants fixés subissent un abattement de 15 % à compter du premier jour du 4e mois.
Si la mission se poursuit au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans, les montants sont abattus de 30 % à compter du premier jour du 25e mois.
Déplacements en Outre-mer et à l’étranger
Des limites particulières d’exonération sans justification sont applicables aux indemnités allouées aux salariés en déplacement professionnel à l’étranger ou dans les départements et collectivités d’Outre-mer.
Les indemnités forfaitaires sont réputées utilisées conformément à leur objet pour la fraction qui n’excède pas le montant des indemnités de mission allouées aux personnels civils et militaires de l’Etat envoyés en mission temporaire en Outre-mer et à l’étranger.
Le taux maximal de l’indemnité de mission (repas et logement) est fixé à 90 € ou 120 € par jour selon la destination.
Pour un déplacement supérieur à 3 mois et inférieur à 2 ans, le montant subit un abattement de 15 % à compter du premier jour du 4e mois.
Si la mission se poursuit au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans, les montants sont abattus de 30 % à compter du premier jour du 25e mois.
L’indemnité de mission doit être réduite lorsque le salarié :
- est logé gratuitement, c’est à dire lorsque l’employeur fournit le logement ou prend en charge directement les frais d’hébergement en réglant l’hôtelier ;
- est nourri à l’un des repas ou aux deux repas.
Retrouvez le barème dans notre rubrique taux et barèmes.
Déplacements à l’étranger
Les limites d’exonérations des indemnités de grand déplacement hors métropole sont fixées par référence aux indemnités journalières de mission allouées aux personnels civils et personnels effectuant une mission à l’étranger.
Ces montants sont consultables sur le site du ministère de l’Economie.
L’indemnité de mission versée au salarié en déplacement à l’étranger doit être réduite de :
- 65 % lorsque le salarié est logé gratuitement, c’est-à-dire lorsque l’employeur fournit le logement ou prend en charge directement les frais d’hébergement en réglant l’hôtelier ;
- 17,5 % lorsque le salarié est nourri à l’un des repas ;
- 35 % lorsque le salarié est nourri aux deux repas.
Lorsque les conditions de travail conduisent le salarié ou assimilé en grand déplacement à une prolongation de la durée de son affectation au-delà de trois mois sur un même lieu de travail de façon continue ou discontinue, les limites d’exclusion d’assiette des allocations forfaitaires telles que définies ci-dessus sont réduites de 15 %.
Au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans, les limites sont réduites de 30 %.
Panachage des modes de remboursement
A titre de tolérance, il est admis que, pour les déplacements à l’étranger, l’employeur combine deux modes d’indemnisation en remboursant :
- le montant réel des frais d’hébergement justifié par le salarié,
- les frais de repas sous forme d’allocations forfaitaires.
Dans ce cas, les dépenses supplémentaires pour les repas sont réputées utilisées conformément à leur objet pour la fraction qui n’excède pas 40 % du montant de l’indemnité de mission à l’étranger fixé pour la destination.
